Como organizar e escolher o local perfeito para seu evento corporativo?

04/10/2017 07:00:45 - Separamos algumas dicas valiosas!

Uma das questões essenciais de qualquer evento corporativo é a escolha correta do local. Algumas pessoas acreditam que o lugar ideal seria o mais caro, elegante e espaçoso, mas essa ideia está equivocada. As empresas devem optar por aqueles ambientes que sejam capazes de atender às necessidades para o seu evento.

Dessa forma, o local do evento corporativo pode ser um grande aliado ou um total fracasso de planejamento. Se for bem organizada, essa estratégia de marketing pode proporcionar grandes benefícios, como divulgação de sua marca e melhor relacionamento com o público.

 

Defina sua estratégia

Para planejar como será o evento de sua empresa, é preciso antes de tudo determinar a estratégia. Qual o público deseja atingir? Se os convidados forem externos (clientes ou fornecedores), você necessita direcionar o relacionamento e, dessa forma, apresentar o máximo de informações em relação à empresa.

No caso do evento ser voltado para o público interno, você precisa dar ênfase na motivação, instantes de treinamento e de descontração para alcançar um clima interno positivo ao seu negócio. Leve em consideração que ter funcionários motivados é um dos segredos para o sucesso. Com um evento agradável eles se sentirão respeitados e importantes para a empresa.

Dessa forma, faça um resumo de informações, identificando pontos fundamentais para organização da ação. Ter uma postura clara e confiante impede prejuízos e ineficiência da ação. Pense em metas gerais e específicas, o tema central do evento, duração, recursos físicos e humanos a envolver, custos associados, comercialização e divulgação do evento, entre outros.

Considere a quantidade de participantes

Todo evento corporativo precisa começar com ao menos uma ideia da quantidade de pessoas que participarão. Há diversos métodos para realizar essa estimativa. Determinar o número de participantes pode ser o diferencial entre optar por um salão descomunal, mas vazio, e uma sala pequena, no entanto lotada.

Ressalta-se que em eventos corporativos as impressões contam. Então, você não vai querer alugar um local grande demais para o número de pessoas participantes e acabar com um público disperso e a impressão de que o evento foi pouco expressivo (ou até mesmo um total fracasso).

Outra adversidade seria alugar um local pequeno demais. Nessa situação, o conforto dos participantes acaba sendo prejudicado, o que pode se tornar um problema maior em longos eventos.

A fim de evitar que isso ocorra, pergunte ao locatário a quantidade de pessoas que podem ser acondicionadas naquele ambiente sem haver perda de conforto. Ele poderá informar, inclusive, um número preciso da quantidade e disposição ideal de mesas e cadeiras.

Em se tratando de auditórios, requisite a planta do local com as opções de disposições do lugar. O ambiente também precisa oferecer banheiros o suficiente para atender a todos sem formar longas filas, ou então oferecer um espaço para banheiros químicos.

Planeje o evento corporativo com antecedência

Procure iniciar essa tarefa rapidamente, determinando prioridades e considerando prazos burocráticos — alvarás, licenças, seguros, entre outros —, caso existirem. Entre os trabalhos a serem feitos durante o planejamento estão:

  • Realizar cotações com fornecedores indicados ou conhecidos;
  • Fazer o levantamento de todos os custos do evento;
  • Optar com calma pelos parceiros e fornecedores, sobretudo se o seu evento for oferecer serviços de decoração, alimentação, brindes, entre outros;
  • No caso das empresas de grande porte, averigue quais departamentos da organização estarão envolvidos e antecipe pedidos com prazos determinados. Reservar e contratar com antecedência (local do evento, equipamentos necessários, entre outros);
  • Definir o teor programático do seu evento, interlocutores e participantes. No decorrer dessa escolha, tenha sempre em mente o público que almeja impactar;
  • Confira se não existe incompatibilidade entre datas;
  • Planeje todo o material gráfico para o evento corporativo: banners, convite, folhetos, crachás, certificados, pastas, impressão das apresentações etc.;
  • Pense na forma de divulgação, se será necessária a criação de um hotsite, mobilização das mídias sociais, comunicados internos, entre outros;
  • Preocupe-se com os participantes que virão de outras localidades, e auxilie-os com hospedagem e transporte;
  • Defina o tipo de alimentação adequado para o evento e a temperatura. Não se esqueça de providenciar água e café para os convidados no decorrer de todo o evento.

Segurança do local

Eventos corporativos, como entregas de premiações, por exemplo, apresentam um grande volume de pessoas no ambiente. Por mais que você não queira admitir que alguma coisa possa ocorrer, a prevenção é fundamental para que tudo dê certo.

Opte sempre por ambientes que disponibilizam o controle de entrada de pessoas. Reconheça as possíveis entradas alternativas e se certifique de que alguém vai monitorá-las. Além disso, é muito importante ter uma opção para saída emergencial.

Outra questão necessária é verificar se o local possui ferramentas de segurança convenientes, o que inclui extintores e kits de primeiros socorros. Até mesmo um evento de confraternização da empresa pode se transformar em uma circunstância desagradável devido à falta de segurança.

Seja pontual

O objetivo de um evento corporativo é falar sobre a empresa e engajar os funcionários com relação aos seus valores e ao trabalho. Dessa forma, a imagem passada com o evento precisa ser positiva. Assim, a pontualidade é fundamental.

No momento em que os funcionários reconhecem o profissionalismo do local em que estão exercendo suas atividades, a motivação amplia e, por conseguinte, a produtividade também, bem como a imagem do empreendimento no mercado.

Circunstâncias indesejáveis podem acontecer, porém é importante que você saiba lidar com eles. Se houver algum palestrante que não possa comparecer ou se atrasar, não se deve comprometer toda a programação por causa dele. Passe na frente outros palestrantes ou programe uma tarefa para ser realizada no momento da apresentação.

Valorize o feedback

A fim de evitar cometer futuros erros em eventos, ouça os seus convidados e reconheça seus principais pontos negativos e positivos. Ao final do seu evento, realize uma pesquisa entre os participantes para cientificar-se do que eles acharam da sua ação. Então, procure levantar os pontos de possíveis melhorias e as sugestões que eles têm a dizer.

Com esses dados em mãos, emita um relatório levando em conta todos os indicadores. Isso o permitirá analisar se conseguiu atingir suas metas específicas e, sobretudo, proporcionará a você uma visão sobre todo o trabalho desempenhado.

 

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